Attività dal ticket: ciò che va fatto dopo la risposta non si perde.
Molte richieste non si chiudono con una risposta: serve un intervento sul posto, una verifica con un fornitore, una correzione da fare entro venerdì. In Helpdesk in Cloud dal ticket si crea un'attività, con il suo stato, la scadenza, chi la segue, le note, gli allegati e i promemoria. Il ticket resta la conversazione, l'attività diventa il lavoro da fare.
Attività dal ticket, voce per voce.
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Dal ticket in un passaggio
L'attività nasce dalla richiesta che l'ha generata.
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Chi la segue
L'attività si assegna a una persona.
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Scadenza
Una data entro cui il lavoro va fatto.
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Stato
Si vede a che punto è il lavoro.
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Note e allegati
Ciò che serve per lavorare, accanto all'attività.
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Promemoria
Un richiamo prima che la scadenza arrivi.
Le richieste che questa caratteristica chiude.
Ognuna di queste situazioni, in un servizio di assistenza, finisce prima o poi in un ticket. Qui c’è come si chiude.
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Tocca a noi
L'intervento promesso
Al cliente si scrive che un tecnico passerà, poi nessuno lo organizza.
Attività dal ticket -
Tocca al cliente
Senza una data
Il lavoro da fare non ha una scadenza e scivola in fondo alla settimana.
Attività dal ticket -
Tocca a noi
Senza un nome
Non è chiaro chi debba occuparsene.
Attività dal ticket -
Tocca al cliente
Sepolto nella conversazione
L'impegno preso resta scritto in una risposta fra tante.
Attività dal ticket
Dal primo ticket alla routine di ogni giorno.
- 1
Leggi la richiesta
Capisci che serve un intervento.
- 2
Crea l'attività
Dal ticket stesso.
- 3
Assegna e dai una data
Chi la segue ed entro quando.
- 4
Segui lo stato
Fino a lavoro concluso.
Vuoi vedere come un ticket diventa un'attività con scadenza?
La stessa richiesta, gestita in due modi.
Prima: Il lavoro da fare resta scritto solo nella risposta al cliente.
Con Helpdesk in Cloud: Dal ticket nasce un'attività dedicata a quel lavoro.
Prima: Nessuno sa chi se ne deve occupare.
Con Helpdesk in Cloud: L'attività si assegna a una persona.
Prima: Le scadenze si annotano su carta o nel calendario personale.
Con Helpdesk in Cloud: Ha la sua scadenza e il suo promemoria.
Prima: Note e documenti del lavoro finiscono in posti diversi.
Con Helpdesk in Cloud: Note e allegati stanno nell'attività.
Prima: Ci si ricorda dell'impegno quando il cliente sollecita.
Con Helpdesk in Cloud: Lo stato dice a che punto è, senza chiedere.
Attività dal ticket: come funziona davvero.
La risposta non è sempre la fine
Il cliente segnala un guasto e l'operatore risponde che un tecnico passerà. Il ticket è gestito, ma il lavoro vero comincia adesso, e se resta scritto solo in una risposta rischia di sparire fra le richieste del giorno dopo.
L'attività porta quel lavoro fuori dalla conversazione e gli dà ciò che un ticket non ha: una persona assegnata e una scadenza.
Che cosa ha un'attività
Ogni attività creata da un ticket porta con sé:
- Lo stato, per sapere a che punto è
- La scadenza, con il promemoria
- La persona che la segue
- Le note di lavoro
- Gli allegati
Ticket e attività, ognuno al suo posto
Il ticket non si assegna a una persona: appartiene a una categoria e lo lavora chi ne ha la competenza. L'attività sì, perché è un compito preciso con una data. Così la coda dell'assistenza resta ordinata per argomento e il lavoro che ne deriva ha sempre un nome accanto.
Meno rincorse, più risposte date.
Il tempo che torna
- Dall'impegno al compitoL'attività si crea dal ticket in un passaggio.
- Promemoria in tempoLa scadenza non arriva di sorpresa.
- Stato sempre leggibileSi vede se il lavoro è fatto.
L’ordine che resta
- Ognuno il suo compitoOgni attività ha un nome accanto.
- Coda pulitaIl ticket resta conversazione, il lavoro va nell'attività.
- Legata al clienteLe attività si ritrovano nella sua scheda.
Attività dal ticket: le domande di chi fa assistenza.
La tua domanda non c’è? Scrivila a noi: dall’altra parte c’è chi sviluppa il software.
ScriviciLe attività si possono assegnare a una persona?
Sì: a differenza del ticket, che appartiene a una categoria, l'attività si assegna a chi la deve svolgere.
Il ticket ha una scadenza di risposta?
No: i ticket non hanno tempi di risposta obiettivo. La scadenza c'è sulle attività che create dal ticket.
Le attività compaiono nel calendario degli appuntamenti?
No: il calendario degli appuntamenti è separato e non è collegato ai ticket. Le attività hanno la loro scadenza e il loro promemoria.
Posso allegare file a un'attività?
Sì, insieme alle note di lavoro.
Bisogna creare un'attività per ogni ticket?
No: si crea solo quando la richiesta porta con sé un lavoro da pianificare.
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