Task manager

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Task manager".
3. Clicca sulla voce per aprire la board delle attività.

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra la board con le colonne degli stati e le attività al loro interno.

Esempio: hai promesso a un contatto di richiamarlo entro venerdì. Entri in "Task manager", crei l'attività "Richiamare il contatto" con scadenza venerdì e la assegni a te stesso: non te ne dimenticherai più.

Se non trovi la voce "Task manager" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Quando apri il "Task manager", nel menu laterale (o nella parte alta della pagina) compaiono diverse viste che servono a guardare le attività da angolazioni differenti. Capirle ti aiuta a trovare più velocemente quello che cerchi.

Board (kanban)

È la schermata principale: tutte le attività disposte in colonne, una per ogni stato. È la vista più usata per avere il quadro completo di cosa è da fare, cosa è in corso e cosa è già stato completato.

Le mie attività

Mostra solo le attività assegnate a te. È la tua lista di lavoro personale: parti da qui ogni mattina per sapere cosa devi fare.

Questa vista è il modo più rapido per concentrarti sul tuo lavoro senza distrarti con le attività dei colleghi.

Attività che ho assegnato

Mostra le attività che hai assegnato tu ad altri operatori. Non mostra quelle assegnate a te, ma quelle in cui sei tu la persona che ha delegato il lavoro.

Quando è utile?
È preziosa se sei un coordinatore o un responsabile di team: vedi rapidamente cosa hai delegato e a che punto sono i collaboratori.

Attività in scadenza

Elenca le attività con una data limite vicina. Ideale per evitare ritardi su impegni presi con clienti o colleghi.

Le attività in scadenza richiedono attenzione immediata: controlla questa vista almeno una volta al giorno.

Attività completate

La lista delle attività già concluse e non più in lavorazione. Utile per consultare lo storico o ritrovare un lavoro chiuso di recente.

Stati / colonne

Da qui vedi e gestisci le colonne della board, cioè gli stati che un'attività può attraversare (es. Da fare, In corso, In attesa, Completata). Puoi aggiungere, rinominare e riordinare gli stati per adattare la board al tuo flusso di lavoro.

Esempio: se nel tuo flusso esiste una fase di controllo, puoi aggiungere lo stato "Da verificare" tra "In corso" e "Completata".

Calendario delle attività

Mostra le attività con scadenza disposte su un calendario (viste giorno, settimana, mese). Serve a capire come si distribuiscono gli impegni nel tempo ed evitare giornate sovraccariche.

Report carico di lavoro

Una vista riassuntiva che mostra quante attività ha in carico ciascun operatore, suddivise per stato e priorità. È lo strumento del responsabile per bilanciare il lavoro nel team.

Nella parte superiore della board (e nelle viste a elenco) trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a mostrare solo le attività che ti interessano, senza scorrere tutte le colonne — utili soprattutto quando le attività sono molte.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessuna attività: nascondono temporaneamente quelle che non ti servono, mostrandoti solo le altre.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna alla board. Puoi digitare una parte del titolo dell'attività, il nome del cliente collegato o una parola chiave usata nella descrizione. Il sistema mostra tutte le attività che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi chiamata → vedrai tutte le attività con "chiamata" nel titolo o nelle note.
Scrivi il cognome di un contatto → vedrai tutte le attività che lo riguardano.

4.2 Filtro per stato (colonna)

Ogni attività si trova in uno stato, che corrisponde a una colonna della board (es. Da fare, In corso, Completata). Selezionando uno stato, il sistema mostra solo le attività in quella fase.

Il filtro per stato è utile quando vuoi concentrarti solo, per esempio, sulle attività "In corso" senza farti distrarre dalle altre.

4.3 Filtro per priorità

Ogni attività può avere una priorità (ad esempio Bassa, Media, Alta, Urgente). Questo filtro mostra solo le attività di un certo livello, così puoi affrontare per prime quelle più importanti.

Esempio: selezionando "Urgente" vedrai solo ciò che richiede attenzione immediata.

4.4 Filtro per operatore assegnato

Se lavori con altri colleghi, ogni attività è assegnata a un operatore. Questo filtro mostra solo le attività in carico a una determinata persona: utile per coordinare il lavoro e verificare eventuali arretrati.

Esempio: selezionando un operatore, ottieni subito la sua "lista di lavoro" completa.

4.5 Filtro per date e scadenze

Puoi filtrare in base alle date: data di creazione, data di scadenza, data di completamento. Di solito imposti un intervallo (dal… al…) e il sistema mostra solo le attività che vi rientrano.

Esempio: "Scadenza dal 01/03 al 07/03" → vedrai solo le attività che scadono in quella settimana.

Attenzione: se imposti un intervallo sbagliato (es. dal 10/03 al 09/03) l'elenco può risultare vuoto. Allarga l'intervallo o usa "Reset filtri".

4.6 Filtro per collegamento (pratica, ticket, cliente)

Poiché un'attività può essere collegata a una pratica, a un ticket o a un cliente, puoi filtrare le attività in base al loro collegamento. È utile per vedere "tutte le cose da fare per questo cliente" o "tutte le attività nate da questo ticket".

Esempio: selezionando un cliente vedrai solo le attività aperte che lo riguardano, indipendentemente dalla pratica o dal ticket di origine.

4.7 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna la board (o l'elenco) e mostra solo le attività che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi la priorità o la data), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.8 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutte le attività senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e la board torna completa.

Se non trovi un'attività che sai esistere, nel 99% dei casi un filtro è rimasto attivo. Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

La board kanban è la rappresentazione visiva del lavoro: le attività sono cartoncini (le card) disposti in colonne, una per ogni stato. Guardando la board capisci in un attimo cosa è da fare, cosa è in corso e cosa è completato.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre alla board del Task manager: da qui raggiungi qualunque attività e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura della board a colonne

La board è divisa in colonne verticali, ognuna intestata con il nome di uno stato (es. "Da fare", "In corso", "In attesa", "Completata"). Le attività scendono dentro la colonna corrispondente al loro stato attuale. In cima a ogni colonna è spesso indicato quante attività contiene.

Oltre alla vista a colonne, molte schermate offrono anche una vista a elenco/tabella: stesse attività, presentate in righe ordinabili con paginazione. Usa quella che preferisci.

5.2 La scheda (card) di un'attività

Ogni attività è rappresentata da una card che mostra a colpo d'occhio le informazioni essenziali:

• il titolo dell'attività;
• la priorità (spesso con un'etichetta colorata);
• la scadenza, se impostata;
• l'operatore assegnato (iniziali o piccola immagine);
• un'icona o etichetta se l'attività è collegata a una pratica, a un ticket o a un cliente.

Cliccando sulla card (o sul suo menu azioni) apri la scheda completa dell'attività, con tutti i dettagli e i campi modificabili.

5.3 Colori, badge e indicatori visivi

La board usa alcuni indicatori visivi per farti capire al volo cosa richiede attenzione. Non devi ricordare nulla a memoria: basta guardare i colori.

1) Etichette di priorità

• Rosso → priorità Urgente o Alta;
• Arancione → priorità Media;
• Verde / grigio → priorità Bassa.

2) Badge delle scadenze

• Arancione → attività in scadenza (data limite vicina);
• Rosso → attività scaduta (data limite già passata);
• Verde → nessuna scadenza imminente.

3) Tooltip informativi

Passando il mouse sopra un'icona o un'etichetta può comparire un tooltip, una piccola finestra di testo che ne spiega il significato (es. "Collegata alla pratica n. 128").

5.4 Spostare un'attività con il trascinamento

Il modo più rapido per aggiornare lo stato di un'attività è trascinare la card da una colonna all'altra (drag and drop): tieni premuto il pulsante del mouse sulla card, spostala nella colonna desiderata e rilascia. Il sistema aggiorna automaticamente lo stato.

Esempio: hai finito un lavoro? Trascina la sua card dalla colonna "In corso" alla colonna "Completata".

Se non riesci a trascinare le card (ad esempio da smartphone), puoi sempre cambiare lo stato dal menu Azioni o dalla scheda interna dell'attività.

5.5 Ordinare e impaginare l'elenco

Nella vista a elenco/tabella puoi ordinare le attività cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Scadenza" o "Priorità"). Una piccola freccia indica l'ordine crescente o decrescente. Se le attività sono molte, l'elenco è suddiviso in più pagine: in fondo trovi i numeri di pagina e i pulsanti avanti/indietro.

Se non vedi un'attività che ti aspetti nell'elenco, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.6 Le azioni sulla singola attività

Su ogni card (o riga, nella vista a elenco) trovi un menu Azioni, di solito un'icona a forma di freccia "▾" o tre puntini. Cliccandolo compaiono le operazioni disponibili: Apri/Visualizza, Modifica, Cambia stato, Archivia ed Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel capitolo successivo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dalla board (o dall'elenco) puoi svolgere tutte le operazioni principali su una singola attività: aprirla, modificarla, cambiarne lo stato e la priorità, riassegnarla, archiviarla ed eliminarla (quando consentito). In alto è quasi sempre presente un pulsante per creare una nuova attività.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica attività", "Archivia attività").

6.1 Aprire / visualizzare un'attività

Per vedere tutti i dettagli di un'attività devi aprirla. Puoi farlo cliccando sulla card oppure dal menu Azioni selezionando "Apri" o "Modifica". Verrai portato nella scheda interna dell'attività, dove vedi e modifichi titolo, descrizione, priorità, scadenza, assegnatari, stato, collegamenti e commenti.

Anche se la voce si chiama "Modifica", serve anche solo per aprire l'attività in lettura: nessun dato viene cambiato automaticamente.

6.2 Creare una nuova attività

La creazione di solito non parte dalla card, ma da un pulsante dedicato sopra la board o in alto a destra: "Nuova attività", "Crea task" o un'icona "+". Cliccandolo si apre il modulo di creazione, dove indichi titolo, assegnatario, priorità, scadenza ed eventuali collegamenti.

Vedremo tutti i passaggi della creazione, in dettaglio, nel capitolo successivo.

6.3 Modificare un'attività

Per correggere un dato, aggiornare la descrizione o cambiare la scadenza usi la modifica, attivabile dal menu Azioni (voce "Modifica") o dall'interno della scheda. I campi diventano editabili: dopo le modifiche clicca sempre su "Salva".

Se non clicchi "Salva", le modifiche andranno perse alla chiusura della scheda.

6.4 Cambiare stato e priorità

Lo stato si cambia trascinando la card tra le colonne oppure dal menu Azioni ("Cambia stato"). La priorità si cambia dalla scheda interna, scegliendo il livello dal menu a tendina. Aggiornare questi due valori è ciò che mantiene la board sempre veritiera.

Esempio: un lavoro è diventato urgente? Apri l'attività, alza la priorità a "Urgente" e l'etichetta colorata cambierà subito sulla card.

6.5 Riassegnare l'attività

Se un'attività deve passare a un altro collega, usi la riassegnazione: dalla scheda interna cambi l'operatore assegnato (alcune versioni permettono di assegnare a più operatori contemporaneamente). La persona scelta troverà l'attività nella sua vista "Le mie attività".

A seconda della configurazione, la riassegnazione può inviare una notifica al nuovo assegnatario.

6.6 Archiviare un'attività

Quando un'attività è conclusa, invece di eliminarla è consigliato archiviarla. L'archiviazione la separa dalle attività attive e mantiene uno storico consultabile. Dal menu Azioni clicca "Archivia"; il sistema può chiederti una conferma.

Archivia solo quando sei sicuro che l'attività non serva più operativamente. Alcune configurazioni permettono il ripristino di un'attività archiviata.

6.7 Eliminare un'attività

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove i dati dal sistema. Per questo è in genere limitata: il pulsante "Elimina" compare spesso solo dopo che l'attività è stata archiviata, così da evitare cancellazioni accidentali. Alla conferma, l'attività viene rimossa in modo irreversibile.

Elimina un'attività solo quando sei certo che non serva più, nemmeno come storico. In caso di dubbio, archiviala: occupa pochissimo spazio e resta consultabile.

6.8 Riepilogo delle azioni

Da board ed elenco puoi aprire (vedere i dettagli), creare (nuova attività), modificare (aggiornare dati), cambiare stato/priorità, riassegnare, archiviare (a lavoro concluso) ed eliminare (solo se archiviata e strettamente necessario).

Flusso consigliato: 1) crea l'attività · 2) assegnala e dalle priorità/scadenza · 3) aggiorna lo stato man mano che procede · 4) archiviala quando è completata · 5) elimina solo in casi eccezionali.

Creare una nuova attività è l'operazione che usi più spesso nel Task manager. Ogni volta che c'è qualcosa da fare — richiamare un contatto, preparare un documento, verificare una richiesta — la trasformi in un'attività tracciata, così non si perde più tra email e appunti.

Un'attività è come un "post-it intelligente": ha un responsabile, una scadenza, una priorità e, se vuoi, un collegamento al lavoro a cui si riferisce.

7.1 Dove si trova il pulsante "Nuova attività"

Cerca il pulsante dedicato: a seconda della versione può chiamarsi "Nuova attività", "Crea task" o essere un'icona "+". Si trova nella parte superiore della board o in alto a destra nella pagina. Cliccandolo si apre il modulo di creazione.

Esempio: durante una telefonata col cliente emerge un impegno da prendere? Clicchi "Nuova attività" e lo registri subito.

7.2 Titolo e descrizione

Il primo campo è il titolo: deve essere breve e chiaro, perché è ciò che leggerai sulla card (es. "Richiamare il contatto", "Preparare bozza preventivo"). Sotto trovi la descrizione, dove puoi aggiungere tutti i dettagli utili a chi svolgerà il lavoro.

Usa titoli che iniziano con un verbo all'infinito ("Inviare…", "Verificare…", "Contattare…"): rendono subito chiaro cosa va fatto.

7.3 Assegnare l'attività a un operatore

Nel campo "Assegna a" scegli l'operatore che dovrà occuparsi dell'attività. Puoi assegnarla a te stesso oppure a un collega; in alcune versioni puoi indicare più assegnatari. La persona scelta troverà l'attività nella propria vista "Le mie attività".

Verifica di assegnare la persona giusta: un'attività assegnata a chi non se ne occupa rischia di restare ferma senza che nessuno la prenda in carico.

7.4 Impostare la priorità

Scegli la priorità dal menu a tendina (es. Bassa, Media, Alta, Urgente). La priorità determina il colore dell'etichetta sulla card e aiuta tutti a capire cosa affrontare per primo.

Non impostare tutto su "Urgente": se ogni attività è urgente, nessuna lo è davvero. Riserva i livelli alti a ciò che conta veramente.

7.5 Impostare la scadenza

Nel campo "Scadenza" indichi la data (ed eventualmente l'ora) entro cui l'attività va completata. La scadenza alimenta i badge colorati sulla card, la vista "Attività in scadenza" e il calendario delle attività.

La scadenza non è obbligatoria: alcune attività non hanno una data limite. Ma quando esiste un termine, impostarla ti protegge dai ritardi.

7.6 Scegliere lo stato iniziale

Indichi in quale colonna nasce l'attività. Di norma una nuova attività parte nello stato "Da fare", ma puoi sceglierne un altro se il lavoro è già iniziato.

7.7 Collegare a pratica, ticket o cliente

Questo è uno dei punti di forza del Task manager: puoi collegare l'attività a una pratica, a un ticket o a un cliente. Cerchi l'elemento desiderato nell'apposito campo e lo selezioni: da quel momento, aprendo l'attività, raggiungi con un clic il contesto a cui si riferisce.

Esempio: un ticket di assistenza richiede un intervento? Crei l'attività "Verificare la configurazione" e la colleghi al ticket: chi la prende in carico ha subito tutto il contesto sotto mano.

Collegare le attività al loro contesto evita ricerche inutili: dalla scheda del cliente o dalla pratica vedrai tutte le cose da fare correlate.

7.8 Salvare l'attività

Completati i campi, clicca su "Salva". Da quel momento l'attività compare nella board, nella colonna dello stato scelto, e nella vista "Le mie attività" del suo assegnatario.

Se chiudi la finestra senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

7.9 Riepilogo della creazione

1. Clicca su "Nuova attività".
2. Scrivi titolo e descrizione.
3. Assegna l'attività a un operatore.
4. Imposta priorità e scadenza.
5. Scegli lo stato iniziale.
6. Se serve, collega a pratica, ticket o cliente.
7. Clicca su "Salva".

Un'attività ben creata è facile da capire e portare a termine, anche per un collega che la prende in carico al posto tuo.

Dopo aver aperto un'attività (o subito dopo averla creata), il gestionale mostra la scheda interna: la pagina che raccoglie tutto ciò che la riguarda — dati principali, assegnatari, collegamenti, eventuali sotto-attività, commenti e storico.

8.1 Struttura generale della scheda

La schermata è organizzata in sezioni ben separate, disposte una sotto l'altra o in tab/schede. Anche se l'aspetto può variare, ritroverai sempre almeno: i dati principali, l'assegnatario, gli eventuali collegamenti, i commenti e lo storico.

L'ordine e il nome esatto delle sezioni possono cambiare in base alla configurazione, ma il concetto resta lo stesso: ogni attività ha una "scheda" con tutti i suoi dati organizzati.

8.2 Dati principali dell'attività

In alto trovi i campi fondamentali: titolo, descrizione, stato corrente, priorità, scadenza e data di creazione. Molti di questi campi sono modificabili (se hai i permessi): per aggiornarli ti basta cambiare il valore e cliccare "Salva".

8.3 Assegnatari e responsabilità

Qui vedi chi è responsabile dell'attività. Puoi cambiare l'assegnatario o, dove previsto, aggiungerne più di uno. È il campo che determina in quali viste personali ("Le mie attività") l'attività comparirà.

Se lavori in team, mantieni sempre aggiornato l'assegnatario: è il modo più semplice per far sapere a tutti chi ha la palla in mano.

8.4 Collegamenti a pratiche, ticket e clienti

Una sezione dedicata mostra i collegamenti dell'attività. Da qui puoi vedere a quale pratica, ticket o cliente è associata, aprire l'elemento collegato con un clic oppure aggiungere/rimuovere un collegamento.

Esempio: aprendo un'attività collegata a un cliente, un clic sul nome del cliente ti porta direttamente alla sua scheda in anagrafica.

I collegamenti sono "vie a doppio senso": l'attività punta al cliente o alla pratica, e dalla scheda del cliente o della pratica ritrovi l'attività tra quelle correlate.

8.5 Sotto-attività e checklist

Per le attività più articolate puoi suddividere il lavoro in sotto-attività (una checklist di passaggi). Spunti ogni voce man mano che la completi e vedi a colpo d'occhio quanta strada manca.

La checklist è utilissima per non dimenticare nessun passaggio, soprattutto quando l'attività comporta più operazioni in sequenza.

8.6 Commenti e note

Qui puoi lasciare commenti e note: aggiornamenti sullo stato del lavoro, domande ai colleghi, indicazioni utili. A seconda della configurazione, ogni commento riporta autore e data/ora.

Usa i commenti per tenere traccia delle decisioni: anche a distanza di tempo saprai sempre perché un'attività è stata gestita in un certo modo.

8.7 Promemoria e notifiche via email

All'interno dell'attività puoi attivare un promemoria via email, collegato alla scadenza (o a una data che imposti tu), per ricordare a te o ad altri operatori gli impegni importanti.

Attivare il promemoria

Individua il riquadro "Promemoria" e spunta l'opzione per attivarlo: il riquadro si espande mostrando le impostazioni.

A chi e quando

Scegli i destinatari (te stesso o gli operatori coinvolti) e il momento dell'invio (es. il giorno della scadenza oppure 1, 3 o 7 giorni prima).

Le opzioni "x giorni prima" richiedono che l'attività abbia una scadenza compilata. Verifica inoltre che gli indirizzi email degli operatori siano corretti nella loro anagrafica.

8.8 Storico delle modifiche

Molte versioni registrano uno storico delle operazioni: chi ha creato l'attività, chi ha cambiato lo stato, chi l'ha riassegnata e quando. È prezioso per ricostruire cosa è successo, soprattutto quando più persone lavorano sulla stessa attività.

Lo storico è una registrazione automatica: non devi compilarlo tu, il sistema lo aggiorna a ogni operazione.

8.9 Riepilogo

La scheda interna ti permette di: aggiornare i dati dell'attività, gestire l'assegnatario, vedere e modificare i collegamenti, seguire l'avanzamento con le sotto-attività, scambiare commenti, impostare promemoria e consultare lo storico.

Tieni sempre aggiornata la scheda: uno sguardo veloce deve bastare per capire lo stato reale dell'attività e cosa manca per chiuderla.

Oltre alla board, il Task manager offre due strumenti per avere una visione d'insieme: il calendario delle attività (come si distribuiscono nel tempo) e il report sul carico di lavoro (come si distribuiscono tra le persone).

9.1 Le attività nel calendario

Le attività che hanno una scadenza compaiono automaticamente nel calendario condiviso, nel giorno corrispondente. Cliccando su un'attività dal calendario apri la sua scheda, esattamente come dalla board.

Il calendario è il modo migliore per accorgerti in anticipo di una giornata sovraccarica e ridistribuire qualche attività.

9.2 Viste giorno, settimana e mese

Puoi guardare il calendario per giorno (cosa scade oggi), per settimana (la pianificazione dei prossimi giorni) o per mese (il quadro complessivo). In molti casi puoi filtrare la vista per operatore, così vedi solo le scadenze di una persona.

Esempio: a inizio settimana apri la vista "settimana" filtrata sul tuo nome: hai subito l'elenco di cosa devi consegnare entro venerdì.

9.3 Il report sul carico di lavoro

Il report carico di lavoro mostra, per ciascun operatore, quante attività ha in carico, suddivise per stato e per priorità. Solitamente puoi anche filtrare per intervallo di date. È lo strumento del responsabile per capire chi è oberato e chi può prendere altro lavoro.

Il report legge gli stessi dati della board: se le attività sono tenute aggiornate, il report è automaticamente veritiero.

9.4 Bilanciare il lavoro nel team

Quando dal report noti uno squilibrio, intervieni riassegnando alcune attività: apri l'attività, cambi l'operatore e il carico si sposta. Allo stesso modo puoi rivedere le priorità per assicurarti che le persone affrontino prima ciò che conta.

Un controllo settimanale del report aiuta a evitare colli di bottiglia: meglio accorgersene prima che una scadenza salti.

9.5 Riepilogo pratico

1. Imposta sempre la scadenza alle attività con un termine: finiranno nel calendario.
2. Usa le viste giorno/settimana/mese per pianificare.
3. Consulta il report carico di lavoro con regolarità.
4. Riassegna e rivedi le priorità quando il carico è sbilanciato.

Calendario e report non aggiungono lavoro: trasformano in informazioni utili i dati che hai già inserito creando le attività.

La forza del Task manager è che non vive isolato: le attività si collegano agli altri moduli del gestionale, così il lavoro resta sempre nel suo contesto. Questa sezione spiega come si intrecciano.

10.1 Attività e pratiche

Un'attività può essere collegata a una pratica: in questo modo i passaggi operativi necessari a portare avanti la pratica diventano task assegnabili e tracciabili. Dalla pratica ritrovi le attività correlate; dall'attività raggiungi la pratica.

Esempio: per una pratica servono tre passaggi (raccogliere un documento, verificarlo, inviarlo). Crei tre attività collegate alla pratica e le assegni alle persone giuste.

10.2 Da ticket ad attività

Quando una richiesta di assistenza (un ticket) richiede del lavoro concreto, puoi trasformarla in una o più attività assegnate al team, mantenendo il collegamento al ticket di origine. Così il ticket resta la "conversazione col cliente" e le attività diventano "i compiti da svolgere".

Collegare i task ai ticket evita di perdere il contesto: chi lavora l'attività sa esattamente da quale richiesta nasce.

10.3 Attività e anagrafica clienti

Un'attività può essere collegata direttamente a un cliente/contatto dell'anagrafica, anche senza passare da una pratica o da un ticket. È utile per impegni "liberi" legati a una persona (es. una telefonata da fare). Dalla scheda del cliente vedi tutte le attività che lo riguardano.

10.4 Attività e calendario

Come visto, le attività con scadenza compaiono nel calendario condiviso insieme agli appuntamenti e alle altre scadenze del gestionale. Hai così un unico posto in cui guardare tutto ciò che ti aspetta nei prossimi giorni.

10.5 Notifiche e comunicazioni

A seconda della configurazione, l'assegnazione di un'attività e i promemoria di scadenza possono generare notifiche via email agli operatori coinvolti. È il modo in cui il sistema avvisa le persone giuste al momento giusto, senza che tu debba scrivere a mano.

Perché le notifiche funzionino, gli indirizzi email degli operatori devono essere corretti nella loro anagrafica.

10.6 Attività e dati dei contatti

Quando colleghi un'attività a un cliente, stai mettendo in relazione un'operazione con dei dati personali. Vale quindi lo stesso buon senso che usi negli altri moduli: inserisci nei titoli e nelle note solo le informazioni necessarie, evita dati sensibili non indispensabili e ricorda che tutto resta tracciato nello storico.

Il rispetto dei consensi e delle regole sulla privacy (GDPR) è gestito a livello di anagrafica clienti: il Task manager si limita a collegare le attività ai contatti già presenti, senza creare archivi paralleli.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con il Task manager. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

11.1 Non trovo un'attività nella board. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono due: un filtro di ricerca ancora attivo oppure l'attività è stata archiviata o completata.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri" per svuotare tutti i filtri; 2) controlla nella vista "Attività completate" o tra quelle archiviate.

11.2 Non riesco a trascinare le card tra le colonne. Perché?

Il trascinamento può non funzionare su alcuni dispositivi (ad esempio da smartphone) o se il tuo utente non ha i permessi per cambiare stato. In ogni caso puoi sempre cambiare lo stato dal menu Azioni o dalla scheda interna.

11.3 Posso assegnare un'attività a più operatori?

Sì, ogni attività può essere assegnata e riassegnata; in molte versioni puoi indicare più assegnatari contemporaneamente. L'attività comparirà nella vista "Le mie attività" di ciascuno di loro.

Se più persone sono coinvolte, usa i commenti per coordinarvi ed evitare di lavorare due volte sullo stesso punto.

11.4 Posso creare nuovi stati (colonne) personalizzati?

Sì, dalla gestione degli stati/colonne puoi aggiungere nuovi stati, rinominarli e riordinarli per adattare la board al tuo flusso di lavoro.

Evita di creare troppe colonne: più sono, più diventa difficile leggere la board a colpo d'occhio. Poche colonne chiare sono meglio di tante confuse.

11.5 Come collego un'attività a una pratica o a un ticket?

Apri l'attività e, nella sezione "Collegamenti", cerca la pratica, il ticket o il cliente e selezionalo. Puoi farlo anche al momento della creazione, nel campo dedicato del modulo "Nuova attività".

11.6 Ho sbagliato la scadenza. Posso correggerla?

Sì, nella maggior parte dei casi: apri la scheda interna, modifica il campo "Scadenza" e clicca "Salva". Il calendario e i badge si aggiornano di conseguenza.

11.7 Non vedo il pulsante "Elimina". Come mai?

In molte configurazioni il pulsante Elimina compare solo quando l'attività è archiviata, oppure è riservato a utenti con i permessi adeguati. È una protezione contro le cancellazioni accidentali.

Archivia prima, elimina poi (solo se davvero necessario).

11.8 Ho completato un'attività ma serviva ancora. Posso riaprirla?

Sì: se l'attività è solo completata, ti basta trascinarla di nuovo in una colonna attiva (o cambiarle stato dal menu). Se è stata archiviata, cerca la voce "Ripristina", dove disponibile.

11.9 Un operatore dice di non ricevere le notifiche. Perché?

La causa più frequente è un indirizzo email errato o mancante nell'anagrafica dell'operatore. Verifica l'email, controlla che le notifiche siano attive per quel tipo di evento e fai controllare anche la cartella spam.

11.10 Il report sul carico di lavoro non sembra corretto. Cosa controllo?

Il report rispecchia gli stati e gli assegnatari delle attività. Se non torna, di solito alcune attività non sono aggiornate: ci sono task completati ma rimasti "In corso", oppure assegnati alla persona sbagliata. Aggiorna le attività e il report si allineerà.

La regola d'oro: il report è veritiero solo se la board è tenuta aggiornata. Bastano pochi secondi al giorno per spostare le card nello stato giusto.

11.11 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online, gli altri argomenti della guida (in particolare Gestione pratiche, Ticket System, Gestione clienti e Calendario) e la sezione "Suggerimenti" presente nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.