Anagrafica clienti

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla sezione che ci interessa:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Anagrafica clienti".
3. Clicca sulla sottosezione "Tutti i clienti" (l'elenco completo delle anagrafiche).

A questo punto la pagina si aggiorna e ti mostra l'elenco dei clienti.

All'interno della voce "Anagrafica clienti" trovi di solito anche altre sottosezioni di servizio:

• Tutti i clienti — la lista completa di tutte le anagrafiche;
• Gruppi — dove creare e gestire i gruppi (sedi, categorie, reparti);
• Ruoli — per definire i ruoli assegnabili ai contatti;
• Campi aggiuntivi — per creare campi personalizzati su misura della tua attività.

Esempio: se ieri hai registrato il cliente "Rossi Mario", per ritrovarlo ti basta entrare in "Anagrafica clienti → Tutti i clienti". Lo vedrai nell'elenco.

Se non trovi la voce "Anagrafica clienti" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente. Contatta il tuo amministratore per farti abilitare.

Prima di entrare nell'elenco vero e proprio, è utile capire i tre strumenti che tengono l'anagrafica ordinata e sotto controllo: gruppi, ruoli e campi aggiuntivi. Sono opzionali, ma usarli bene rende il lavoro di tutto il team molto più semplice.

3.1 Gruppi e visibilità degli operatori

I gruppi sono "contenitori tematici" in cui inserire i contatti a seconda della struttura della tua organizzazione. Hanno due scopi principali: organizzare l'anagrafica (per sede, per categoria, per area) e limitare la visibilità agli operatori, così ognuno lavora solo sui contatti di sua competenza.

Ogni operatore può essere associato a uno o più gruppi. Questo significa che vede solo i contatti dei gruppi a lui assegnati; se un contatto non compare nella sua lista, quasi sempre è perché appartiene a un gruppo non visibile per quell'operatore.

Esempi di gruppi: "Sede Nord", "Sede Sud", "Privati", "Aziende". A chi lavora solo nella sede Nord assegni il gruppo "Sede Nord", così non rischia di modificare contatti delle altre sedi.

Se un operatore ti dice "Non vedo un contatto nella lista", controlla sempre il gruppo del contatto e i gruppi assegnati all'operatore: nella stragrande maggioranza dei casi è lì il problema.

3.2 Ruoli dei contatti

I ruoli servono a identificare con immediatezza la funzione o la posizione di un contatto (per esempio quando un'azienda ha più referenti). Assegnare un ruolo chiaro permette di capire subito chi è la persona giusta da contattare per una firma, un documento o una comunicazione.

Esempi comuni: Titolare, Legale rappresentante, Referente amministrativo, Collaboratore, Associato. I ruoli si gestiscono dalla sottosezione "Ruoli" e compaiono poi nella scheda del contatto.

3.3 Campi aggiuntivi personalizzati

Spesso i campi standard dell'anagrafica non bastano. I campi aggiuntivi ti permettono di creare campi personalizzati per raccogliere informazioni specifiche della tua attività, ad esempio "Numero tessera interna", "Referente commerciale", "Lingua preferita" o "Categoria cliente".

Quando crei un campo personalizzato puoi scegliere tra diverse tipologie: testo libero, data, elenco a tendina ed elenco a scelta multipla. Ogni campo creato comparirà automaticamente nella scheda di creazione/modifica del contatto e, se previsto, potrà essere usato anche nei filtri di ricerca.

La sezione "Campi aggiuntivi" è una funzione avanzata e potrebbe non essere attiva di default. Per evitare campi duplicati o poco chiari, conviene farsi affiancare dallo staff tecnico nella configurazione iniziale.

3.4 Persona fisica o azienda/ente

Ogni anagrafica appartiene a una di due tipologie: persona fisica (per esempio "Rossi Mario") oppure azienda/ente (per esempio "Bianchi S.r.l."). La scelta della tipologia determina quali campi compariranno nelle sezioni successive della scheda (per esempio Nome/Cognome per le persone, Ragione sociale per le aziende).

Imposta la tipologia corretta fin dall'inizio: una scelta errata (azienda impostata come persona fisica o viceversa) crea poi confusione nei filtri, nelle pratiche e nei documenti.

Nella parte superiore della schermata Tutti i clienti trovi una serie di campi chiamati filtri di ricerca. Servono a trovare velocemente le anagrafiche che ti interessano, senza scorrere tutta la lista — utili soprattutto quando i contatti sono molti.

I filtri non modificano, non spostano e non cancellano nessun contatto: nascondono temporaneamente quelli che non ti servono, mostrandoti solo gli altri.

4.1 Ricerca per testo

Il campo di ricerca testuale è il filtro più semplice e più usato: funziona come una "lente di ingrandimento" interna all'elenco. Puoi digitare nome, cognome, ragione sociale, email, telefono o un'altra parola chiave. Il sistema cerca nei campi principali e mostra tutte le anagrafiche che contengono il testo digitato.

Esempi:
Scrivi Rossi → vedrai tutti i contatti con cognome o ragione sociale "Rossi".
Scrivi una parte dell'email → vedrai i contatti che la contengono.

4.2 Ricerca per tipologia contatto

Con questo filtro decidi cosa mostrare: solo persone fisiche, solo aziende/enti oppure tutti i contatti. È utile quando devi lavorare su un solo tipo di anagrafica.

4.3 Ricerca per gruppo e ruolo

Se utilizzi i gruppi e i ruoli, puoi filtrare l'elenco per mostrare solo i contatti di un determinato gruppo (es. una sede) o con un certo ruolo (es. i referenti amministrativi). È il modo più rapido per segmentare l'anagrafica.

4.4 Filtri su notifiche e area riservata

Spesso sono disponibili filtri legati alle comunicazioni e all'accesso online:

• Notifiche / email: mostra solo i contatti che possono ricevere comunicazioni, oppure quelli che le hanno disattivate;
• Accesso area riservata: filtra i contatti abilitati o non abilitati all'accesso alla loro area online.

Esempio: per inviare una comunicazione di massa, filtra prima i contatti che hanno le notifiche email attive, così sei sicuro di scrivere solo a chi le riceve.

4.5 Filtri sotto le colonne

Oltre ai filtri generali in alto, la tabella permette ricerche molto precise grazie ai filtri presenti sotto ogni colonna (Cognome, Nome, Città, Email, Telefono, Gruppo, Ruolo). Puoi combinarli con i filtri generali per individuare un contatto specifico anche quando l'anagrafica contiene centinaia o migliaia di record.

4.6 Il pulsante "Cerca"

Dopo aver impostato uno o più filtri, per applicarli devi cliccare su "Cerca". Il sistema legge i valori impostati, aggiorna l'elenco e mostra solo i contatti che corrispondono ai criteri scelti.

Se modifichi un filtro (ad esempio cambi il gruppo o il testo), ricordati di cliccare di nuovo su "Cerca" per aggiornare i risultati.

4.7 Il pulsante "Reset filtri"

Per tornare a vedere tutti i contatti senza alcun filtro attivo, clicca su "Reset filtri": tutti i campi vengono svuotati e l'elenco torna completo.

Se non trovi un contatto che sai esistere, nel 99% dei casi è rimasto attivo un filtro (oppure un gruppo non visibile). Il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

Una volta impostati (o azzerati) i filtri, nella parte centrale della pagina viene mostrato l'elenco dei clienti: una tabella in righe (una per contatto) e colonne (le informazioni di ciascun contatto). Da qui puoi aprire, modificare, archiviare e, quando previsto, eliminare le anagrafiche.

Se ti senti "perso" nel gestionale, torna sempre alla schermata di Tutti i clienti: da qui raggiungi qualunque contatto e quasi tutte le funzioni più usate.

5.1 Struttura generale dell'elenco

L'elenco mostra a colpo d'occhio le informazioni più importanti: una riga di intestazione (in alto) con i nomi delle colonne e tante righe di dati, una per contatto. In alto a destra trovi anche il pulsante per creare una nuova anagrafica.

Non è necessario capire tutte le colonne subito: inizia da quelle più familiari (cognome, nome, email) e scopri le altre con calma.

5.2 Le colonne principali

Cognome e Nome / Ragione sociale

Il nome leggibile del contatto: cognome e nome per le persone fisiche, ragione sociale per le aziende/enti.

Email e Telefono

I recapiti principali, usati dal gestionale per notifiche, comunicazioni e accesso all'area riservata. È importante che siano sempre corretti e aggiornati.

Città

La località del contatto, utile per filtrare e ordinare per zona.

Gruppo e Ruolo

Indicano a quale gruppo appartiene il contatto e quale ruolo ricopre: a colpo d'occhio capisci la classificazione dell'anagrafica.

Accesso area riservata

Quando è attivo il modulo, indica se il contatto è abilitato o meno all'accesso alla sua area online.

Gestione / Azioni

L'ultima colonna contiene il menu Azioni, da cui esegui le operazioni sul singolo contatto.

5.3 Ordinare l'elenco

Puoi ordinare i contatti cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Cognome" o "Città"). Una piccola freccia accanto al nome della colonna indica l'ordine: verso l'alto (crescente) o verso il basso (decrescente).

Esempio: cliccando su "Cognome" ordini l'elenco in ordine alfabetico; cliccando di nuovo lo inverti.

5.4 Pagine dell'elenco (paginazione)

Se i contatti sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine. In fondo alla tabella trovi i numeri di pagina e i pulsanti per andare avanti/indietro o saltare a una pagina specifica.

Se non vedi un contatto che ti aspetti, verifica di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.5 Il menu Azioni sulla singola riga

Nell'ultima colonna di ogni riga trovi il menu Azioni (di solito un'icona "▾"). Cliccandolo si apre un piccolo elenco di operazioni: Apri scheda cliente, Modifica, eventualmente azioni rapide come "Apri pratica" o "Aggiungi nota", e Archivia/Elimina (solo quando le regole del gestionale lo permettono).

Nel prossimo capitolo vedremo in dettaglio ognuna di queste azioni.

Dall'elenco dei clienti, tramite il menu Azioni presente su ogni riga, puoi svolgere tutte le operazioni principali sul singolo contatto. Oltre alle azioni sulla riga, in alto a destra è quasi sempre presente un pulsante per creare un nuovo cliente.

Se non sei sicuro di cosa faccia un'icona, passaci sopra il mouse: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante (es. "Modifica cliente", "Apri scheda").

6.1 Aprire la scheda cliente

Per vedere tutti i dettagli di un contatto devi aprire la sua scheda. Dal menu Azioni seleziona "Scheda cliente": verrai portato nella vista completa del contatto, con tutti i tab (dati anagrafici, pratiche, documenti, note, comunicazioni). È la sezione ideale per la gestione quotidiana.

Cliccando in un punto qualsiasi della riga la scheda non si apre: usa sempre la voce "Scheda cliente" nel menu Azioni.

6.2 Modificare un cliente

Per correggere o aggiornare rapidamente i dati anagrafici usa la voce "Modifica": si apre una finestra (modale) con la scheda divisa in blocchi tematici, dove i campi diventano editabili.

Dopo aver modificato i dati, clicca sempre su "Salva": in caso contrario le modifiche andranno perse.

6.3 Azioni rapide: pratica, nota, documento

Dal menu Azioni puoi spesso avviare operazioni collegate ad altri moduli senza aprire la scheda completa:

• Aggiungi pratica — avvia la creazione di una nuova pratica già collegata al contatto;
• Aggiungi nota — inserisce un'annotazione interna visibile agli operatori;
• Genera documento — crea un documento a partire da uno dei modelli disponibili;
• Apri richiesta/ticket — apre una nuova richiesta di assistenza collegata al contatto (se il modulo è attivo).

6.4 Archiviare un cliente

Quando un contatto non è più operativo, invece di eliminarlo è consigliato archiviarlo: l'archiviazione lo separa da quelli attivi e mantiene uno storico consultabile. Dal menu Azioni clicca "Archivia"; il sistema può chiederti una conferma.

Archivia solo quando sei sicuro che il contatto non serva più nelle liste attive. In molte configurazioni è possibile il ripristino di un contatto archiviato.

6.5 Eliminare un cliente

L'eliminazione è l'azione più delicata perché rimuove i dati dal sistema. Per questo è in genere limitata e richiede una conferma. Inoltre, se il contatto è collegato a pratiche, documenti o altre aree del gestionale, l'eliminazione può essere bloccata o richiedere passaggi aggiuntivi.

Verifica sempre i collegamenti prima di eliminare un contatto. Usa l'eliminazione solo quando l'anagrafica non serve più a fini amministrativi, fiscali o legali e non sarà necessaria per controlli futuri.

6.6 Riepilogo delle azioni

Dall'elenco puoi aprire la scheda (vedere tutti i dettagli), modificare (aggiornare i dati), avviare azioni rapide (pratica, nota, documento), archiviare (a fine attività) ed eliminare (solo se non ci sono vincoli e strettamente necessario).

Flusso consigliato: 1) crea il cliente · 2) gestiscilo e aggiorna i dati nel tempo · 3) archivialo quando non è più attivo · 4) valuta l'eliminazione solo dopo aver verificato i collegamenti e le norme sulla conservazione dei dati.

La creazione di un nuovo cliente è una delle operazioni più importanti del gestionale: è il punto da cui parte tutto il resto (pratiche, documenti, comunicazioni). Quando crei o modifichi un contatto si apre una scheda suddivisa in blocchi tematici, così le informazioni restano organizzate e facili da navigare.

I blocchi possono essere attivati o disattivati dalle impostazioni del gestionale, in base alle reali necessità della tua attività: la tua schermata potrebbe mostrarne più o meno di quelli descritti qui. La schermata di modifica usa gli stessi blocchi della creazione, ma con i dati già compilati.

7.1 Dove si trova il pulsante "Nuovo cliente"

Cerca il pulsante dedicato (es. "Nuovo cliente", "Aggiungi contatto" o un'icona "+") nella parte superiore dell'elenco o in alto a destra. Cliccandolo si apre la scheda di creazione.

Esempio: un nuovo cliente arriva per la prima volta? Basta cliccare "Nuovo cliente" e compilare i suoi dati.

7.2 Blocco "Organizza"

È il primo blocco e inquadra il contatto all'interno del gestionale. Qui imposti:

• Tipologia contatto — persona fisica oppure azienda/ente (determina quali campi compariranno dopo);
• Gruppo — assegna il contatto a uno dei gruppi creati (organizza l'anagrafica e definisce la visibilità per gli operatori);
• Ruolo — identifica la funzione del contatto (titolare, referente, collaboratore…).

Compila sempre questi tre campi con cura: una corretta classificazione rende più semplice l'uso dei filtri e garantisce la giusta visibilità agli operatori.

7.3 Blocco "Anagrafica"

Raccoglie i dati principali del contatto ed è la parte più importante della scheda:

• Cognome e Nome — obbligatori per le persone fisiche;
• Ragione sociale — mostrata quando il contatto è un'azienda o un ente;
• Sesso, Data di nascita, Luogo di nascita e altri dati anagrafici.

7.4 Blocco "Dati fiscali"

Contiene le informazioni utili per documenti amministrativi, ricevute e fatture: codice fiscale, partita IVA (per aziende, professionisti o enti), PEC e codice destinatario.

7.5 Indirizzi: residenza e sede operativa

In questi blocchi inserisci gli indirizzi del contatto: l'indirizzo ufficiale (residenza per le persone, sede fiscale per le aziende) e, se diverso, il domicilio o la sede operativa. Per ciascun indirizzo registri nazione, provincia, città, indirizzo, civico e codice postale.

7.6 Blocco "Recapiti"

I recapiti sono essenziali per comunicazioni, notifiche e accesso all'area riservata. Qui inserisci numeri di telefono e cellulare, email principale ed eventuali email secondarie. È importante che siano sempre corretti e aggiornati.

Una email errata impedisce l'invio di notifiche, l'accesso all'area riservata e la corretta registrazione delle comunicazioni. Controlla sempre che l'indirizzo sia valido e attivo.

7.7 Blocco "Dati di accesso"

Se hai attivato l'Area riservata, questo blocco permette di abilitare l'accesso del contatto alla sua area personale. Qui imposti l'email di accesso, eventualmente la password e attivi/disattivi l'accesso all'area riservata. In questa sezione viene spesso mostrato anche il link pubblico all'area, utile da inviare al contatto.

7.8 Salvare il cliente

Compilati i campi obbligatori (contrassegnati con l'asterisco *), clicca su "Salva". Da quel momento il contatto compare nell'elenco e puoi aprirne la scheda per gestirlo.

Se chiudi la finestra senza salvare, perderai tutte le informazioni inserite fino a quel momento. Se il salvataggio non va a buon fine, controlla i campi obbligatori segnalati dal sistema.

Aprendo "Scheda cliente" dal menu Azioni si apre la vista completa del contatto. Da qui consulti e gestisci in un'unica pagina tutte le informazioni e tutte le attività collegate: è il punto di riferimento principale per la gestione quotidiana.

8.1 Struttura della scheda (i tab)

Nella parte superiore della scheda trovi una barra con diversi tab, ognuno dedicato a un'area specifica. I più comuni sono: Dati cliente, Sotto-contatti, Pratiche, Documenti/Files, Cartelle, Note e Storico email. Ogni tab centralizza una tipologia di informazioni, così hai una visione completa del contatto senza tornare alla lista.

L'ordine e i nomi esatti dei tab possono cambiare in base alla configurazione e ai moduli attivi, ma il concetto resta lo stesso.

8.2 Tab "Dati cliente"

Il primo tab mostra gli stessi blocchi della finestra di creazione/modifica (Organizza, Anagrafica, Dati fiscali, Indirizzi, Recapiti…), ma in una versione più ampia e leggibile. È la vista più comoda quando devi aggiornare molti dati in una sola sessione: scorri i blocchi in ordine e modifica solo ciò che ti serve, poi clicca "Salva".

8.3 Tab "Pratiche" del cliente

Il tab Pratiche mostra tutte le pratiche collegate al contatto. È il punto ideale per avere una visione completa della situazione del cliente: verifichi lo stato delle pratiche in corso e ne apri di nuove rapidamente, anche mentre sei al telefono con lui.

In alto trovi filtri dedicati (ricerca libera, operatore assegnato, tipo di pratica, stato di avanzamento, scadenze). Dalla tabella puoi aprire una pratica, verificarne stato e scadenze e creare una nuova pratica già collegata al contatto con il pulsante "Nuova pratica".

Esempio: mentre parli con il cliente, dalla sua scheda apri il tab "Pratiche" e vedi subito che ha la "Pratica 2024 – Rossi Mario" in attesa di un documento.

8.4 Tab "Documenti" e cartelle

Il tab Documenti/Files raccoglie tutti i file collegati al contatto, sia quelli caricati direttamente sia quelli provenienti da pratiche, richieste o email. Per ogni documento vedi nome, data di caricamento, eventuale data di scadenza e se è accessibile al contatto nella sua area riservata. Dal menu Azioni del singolo file puoi spostarlo in una cartella, renderlo accessibile/inaccessibile al contatto, impostare una scadenza, rinominarlo o eliminarlo.

Il tab Cartelle mostra gli stessi documenti organizzati in una struttura ad albero (cartelle e sottocartelle). Puoi caricare nuovi file con un semplice trascina e rilascia e usare le azioni di massa selezionando più documenti insieme.

Usa nomi chiari per i file (es. "Documento_identita_Rossi.pdf") e organizza le cartelle per anno o per tipologia: ritrovare i documenti sarà immediato anche a distanza di tempo.

Caricare un documento non lo rende automaticamente visibile al cliente: per mostrarlo nell'area riservata devi usare l'azione "Rendi accessibile al contatto". L'eliminazione di un file è invece definitiva.

8.5 Tab "Note" interne

Il tab Note raccoglie le annotazioni interne inserite dagli operatori: promemoria, esiti di telefonate, aggiornamenti operativi. Le note sono a uso interno e non sono visibili al cliente nella sua area riservata; vengono mostrate in ordine cronologico e, in base ai permessi, possono essere modificate o eliminate.

Usa le note come "diario operativo" condiviso: anche a distanza di tempo tutto il team saprà cosa è stato detto o concordato con il cliente.

8.6 Comunicazioni: email, SMS e storico

Dalla scheda gestisci anche le comunicazioni con il cliente. Puoi inviargli email e, se i moduli sono attivi, SMS e messaggi su altri canali, oltre a pianificare appuntamenti e promemoria. Il tab Storico email conserva tutte le comunicazioni inviate dal gestionale e collegate al contatto: oggetto, data e ora, stato di consegna (se disponibile) e dettaglio del messaggio.

Lo storico registra solo le email gestite tramite il gestionale. Le comunicazioni inviate manualmente da caselle esterne (Gmail, Outlook, PEC) non vengono tracciate qui.

8.7 Sotto-contatti collegati

Il tab Sotto-contatti permette di collegare al contatto principale una o più persone associate. È utile quando un contatto non è un singolo individuo ma rappresenta una famiglia, un'azienda o un'organizzazione con più figure collegate (referenti, collaboratori, componenti).

Esempi: contatto principale = azienda → sotto-contatti = referenti e collaboratori; contatto principale = nucleo familiare → sotto-contatti = singoli componenti.

Il gestionale ti aiuta a tenere in regola il trattamento dei dati dei clienti, registrando e archiviando i consensi privacy (GDPR) in modo tracciabile e collegandoli a ogni anagrafica. La gestione dei consensi è integrata nella scheda del contatto, così non devi tenere registri separati.

9.1 Cosa registra il gestionale

Nella sezione dedicata alla privacy del contatto vengono memorizzate le informazioni relative all'accettazione dell'informativa:

• Privacy accettata (Sì/No);
• Versione dell'informativa accettata;
• Data e ora dell'accettazione;
• Indirizzo IP e dispositivo (user agent) utilizzati al momento dell'accettazione.

Questi dati costituiscono una prova tracciabile del consenso, consultabile in qualsiasi momento dalla scheda del cliente.

9.2 Quando viene registrato il consenso

Quando il modulo Area riservata è attivo, l'accettazione viene registrata automaticamente al primo accesso del contatto alla sua area personale: il gestionale presenta l'informativa configurata nelle impostazioni e, dopo l'accettazione, salva tutti i dati sopra elencati.

Se il contatto non accetta l'informativa, non potrà accedere all'area riservata. Ricorda inoltre di aggiornare la versione dell'informativa nelle impostazioni quando cambia la normativa o il testo.

9.3 Preferenze di comunicazione

Oltre al consenso all'informativa, sulla scheda del contatto puoi gestire le preferenze di comunicazione: se il contatto desidera o meno ricevere notifiche ed email dal gestionale. I filtri dell'elenco (vedi sezione 4) permettono di selezionare rapidamente solo i contatti che hanno acconsentito a essere contattati.

9.4 Buone pratiche

• Mantieni aggiornata l'informativa privacy nelle impostazioni del gestionale.
• Prima di inviare comunicazioni di massa, filtra i contatti per preferenze di comunicazione.
• Conserva la tracciabilità dei consensi: non modificarla manualmente senza motivo.
• Rendi visibili al cliente, tramite l'area riservata, solo i documenti che è corretto condividere.

Tenere i consensi sempre allineati nella scheda cliente ti mette al riparo da problemi in caso di verifiche e rende le comunicazioni con i clienti più sicure e corrette.

Se arrivi da un altro programma o da un foglio di calcolo, non devi reinserire tutto a mano: il gestionale permette di importare le anagrafiche e di gestire eventuali duplicati. Questo capitolo ti spiega come farlo nel modo più ordinato.

10.1 Importare i contatti

L'importazione consente di caricare in blocco molte anagrafiche partendo da un file (tipicamente un foglio di calcolo o un file di testo con i dati in colonne). Durante la procedura indichi quale colonna del file corrisponde a quale campo del gestionale (per esempio "Colonna B = Cognome", "Colonna C = Email"), poi avvii l'import.

La procedura di import può essere una funzione avanzata: se non la trovi o hai molti contatti da caricare, conviene farsi affiancare dallo staff tecnico, che può eseguire o configurare l'importazione per te.

10.2 Preparare i dati per l'import

Per un import pulito è importante preparare bene il file di partenza:

• assicurati che ogni colonna contenga un solo tipo di dato (cognome, nome, email, telefono…);
• uniforma i formati (per esempio le date e i numeri di telefono);
• verifica che le email siano corrette: sono fondamentali per comunicazioni e area riservata;
• rimuovi righe vuote o palesemente incomplete.

Più i dati di partenza sono ordinati, meno correzioni dovrai fare dopo l'import. Conviene fare una prova con poche righe prima di importare l'intero elenco.

10.3 Perché nascono i duplicati

Un duplicato è la stessa persona o azienda registrata due o più volte. Capita facilmente quando più operatori inseriscono lo stesso contatto, quando si importano dati già presenti o quando lo stesso cliente viene scritto in modi leggermente diversi (per esempio "Mario Rossi" e "Rossi Mario").

10.4 Riconoscere e gestire i duplicati

Per tenere l'anagrafica pulita:

• Cerca prima di creare: prima di inserire un nuovo contatto, fai una ricerca per cognome, email o codice fiscale per verificare che non esista già;
• usa dati univoci (email, codice fiscale, partita IVA) come riferimento per capire se due schede sono lo stesso soggetto;
• quando trovi un duplicato, scegli la scheda da mantenere (di solito quella più completa e con le pratiche collegate) e archivia o elimina l'altra, dopo aver verificato i collegamenti.

Prima di eliminare un duplicato, controlla sempre che non abbia pratiche, documenti o comunicazioni collegate che non sono presenti sull'altra scheda. In caso di dubbio, archivia invece di eliminare.

La regola d'oro per evitare i duplicati è semplice: cerca sempre il contatto prima di crearne uno nuovo.

Quando un contatto non è più operativo, segue un processo di archiviazione che lo tiene in ordine, separato dalle anagrafiche attive. In casi specifici, un contatto archiviato può poi essere ripristinato oppure eliminato definitivamente.

NON confondere "archiviare" con "eliminare": l'archiviazione mette il contatto da parte ma lo conserva; l'eliminazione lo rimuove davvero dal gestionale.

11.1 Archiviare un cliente

Per archiviare, dall'elenco trova la riga e, nel menu Azioni, clicca "Archivia". Il sistema può chiedere conferma. Una volta archiviato, il contatto non appare più tra le anagrafiche attive ma resta consultabile tra quelle archiviate.

11.2 Ripristinare un cliente archiviato

A volte un contatto archiviato torna attivo (per esempio il cliente riprende i rapporti). Se il gestionale lo consente, usa "Ripristina": il contatto torna nell'elenco principale e nuovamente modificabile, con tutte le pratiche e i documenti storici ancora collegati.

Esempio: avevi archiviato "Rossi Mario" perché inattivo; quando torna, lo ripristini e ritrovi tutte le sue pratiche e i suoi documenti senza reinserire nulla.

11.3 Eliminare un cliente

È l'azione più delicata. L'eliminazione richiede una conferma e, se il contatto è collegato a pratiche, documenti o comunicazioni, può essere bloccata o richiedere passaggi aggiuntivi per evitare di perdere informazioni importanti. Alla conferma, il contatto viene rimosso in modo irreversibile.

Usa l'eliminazione solo quando l'anagrafica non serve più, non ha valore amministrativo, fiscale o legale, non sarà necessaria per controlli futuri e hai verificato le norme sulla conservazione dei dati.

11.4 Riepilogo pratico

1. Lavora sul contatto finché è attivo.
2. Archivialo quando non è più operativo.
3. Se serve, puoi ripristinarlo.
4. Eliminalo solo se sicuro al 100% e dopo aver verificato i collegamenti.

L'archiviazione è il metodo più sicuro per tenere ordine senza rischi; l'eliminazione va usata solo in casi eccezionali.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con l'anagrafica clienti. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

12.1 Non trovo un cliente nell'elenco. Cosa posso fare?

È il problema più comune. Le cause più probabili sono tre: un filtro di ricerca ancora attivo, il contatto è stato archiviato, oppure appartiene a un gruppo non visibile al tuo utente.

Soluzione rapida: 1) clicca "Reset filtri"; 2) controlla tra i contatti archiviati; 3) verifica i gruppi assegnati al tuo utente.

12.2 Un operatore non vede un contatto. Perché?

Quasi sempre dipende dai gruppi. La visibilità dei contatti segue i gruppi assegnati a ciascun operatore: se il contatto appartiene a un gruppo a cui l'operatore non ha accesso, non comparirà nelle sue liste, nei filtri e nelle ricerche.

Controlla il gruppo del contatto e i gruppi assegnati all'operatore: nella maggior parte dei casi è lì la causa.

12.3 Posso importare i miei contatti?

Sì. È possibile importare le anagrafiche partendo da un file (foglio di calcolo o file di testo) e gestire eventuali duplicati. Per import complessi o di grandi dimensioni puoi farti affiancare dallo staff tecnico.

12.4 Come evito i duplicati?

La regola più importante è cercare il contatto prima di crearne uno nuovo, usando dati univoci come email, codice fiscale o partita IVA. Quando trovi un duplicato, mantieni la scheda più completa e archivia o elimina l'altra dopo aver verificato i collegamenti.

12.5 Il gestionale gestisce i consensi privacy?

Sì. I consensi e le informative GDPR sono collegati a ogni anagrafica. Il sistema registra in modo tracciabile l'accettazione dell'informativa (versione, data e ora, indirizzo IP e dispositivo), consultabile dalla scheda del cliente.

12.6 I clienti sono collegati a pratiche e documenti?

Sì. Dalla scheda cliente accedi a pratiche, documenti, note, comunicazioni ed eventuali richieste/ticket. Il contatto è un'unica anagrafica centralizzata: non serve duplicarlo per ruoli diversi, tutto resta collegato alla stessa scheda.

12.7 Come abilito l'accesso all'area riservata?

Compila il blocco "Dati di accesso" inserendo l'email del contatto e attivando l'accesso. Nella scheda compare anche il link pubblico all'area, che puoi inviare al cliente. Al primo accesso il contatto accetta l'informativa privacy, che viene registrata automaticamente.

12.8 Come rendo visibili i documenti al cliente?

Caricare un documento non lo rende automaticamente visibile. Dal tab Documenti/Files o dal tab Cartelle usa l'azione "Rendi accessibile al contatto" sul file (o sui file selezionati). Solo allora il cliente potrà vederli e scaricarli dalla sua area riservata.

12.9 Le note inserite nella scheda sono visibili al cliente?

No. Le Note sono a uso interno degli operatori e non vengono mai mostrate al contatto nella sua area riservata.

12.10 Non riesco a salvare un cliente. Perché?

Succede quando non hai compilato un campo obbligatorio (contrassegnato con l'asterisco *) o quando un valore non è valido (per esempio un'email scritta male). Controlla i campi segnalati dal sistema e correggili.

12.11 Non riesco a eliminare un contatto. Come mai?

L'eliminazione può essere bloccata quando il contatto è collegato a pratiche, documenti o comunicazioni, oppure quando non hai i permessi necessari. In questi casi conviene archiviare il contatto invece di eliminarlo.

12.12 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online e gli altri argomenti della guida (per esempio la gestione delle pratiche, dei documenti e delle comunicazioni), oltre ai suggerimenti presenti nei vari moduli del gestionale.

Ricorda: leggere fa risparmiare tempo. Se leggi una volta, eviti di chiedere dieci volte.