Area riservata clienti

Quando entri nel gestionale con il tuo nome utente e la tua password, ti trovi davanti la schermata principale. Sulla sinistra c'è il menu laterale, una colonna di voci su cui cliccare per navigare tra le varie parti del sistema.

Per arrivare alla parte che gestisce il portale dei clienti:

1. Guarda il menu a sinistra.
2. Cerca la voce "Area riservata clienti".
3. Clicca per espandere le sottosezioni dedicate.

Da qui controlli chi può accedere, cosa vede ciascun cliente e tutte le richieste che arrivano dal portale. La gestione del singolo accesso, però, avviene spesso anche direttamente dalla scheda del cliente nell'anagrafica: lì trovi un riquadro dedicato all'attivazione del portale.

Esempio: vuoi dare a "Mario Rossi" l'accesso al suo portale? Puoi farlo dal menu "Area riservata clienti" oppure aprendo la sua scheda nell'anagrafica clienti e attivando l'accesso da lì.

Se non trovi la voce "Area riservata clienti" nel menu, può dipendere dai permessi del tuo utente oppure dal fatto che il modulo non è ancora attivo nel tuo gestionale. Contatta il tuo amministratore.

Prima di entrare nel dettaglio delle schermate, è importante capire bene la differenza tra i due lati del sistema: senza questa distinzione molte operazioni risultano poco chiare.

3.1 I due lati del portale

Il modulo è composto da due interfacce collegate ma distinte:

• Lato operatore: è il gestionale che usi tu e i tuoi colleghi. Da qui abiliti gli accessi, decidi cosa rendere visibile, carichi e scarichi documenti, rispondi alle richieste.
• Lato cliente: è il portale online che vede il cliente quando entra con le sue credenziali. Mostra solo i suoi dati e solo ciò che hai deciso di rendergli visibile.

Regola d'oro: il cliente non vede nulla per impostazione predefinita. Vede una pratica o un documento solo quando tu, dal lato operatore, lo rendi accessibile. È un sistema "a porta chiusa" che apri tu, voce per voce.

3.2 Cosa fa l'operatore

Dal lato operatore tu controlli tutto il portale. In particolare puoi:

• attivare o disattivare l'accesso di un cliente;
• generare e inviare le credenziali;
• scegliere quali pratiche e quali documenti il cliente può consultare;
• caricare documenti destinati al cliente e scaricare quelli che lui carica;
• leggere e rispondere alle richieste e ai ticket;
• configurare le notifiche automatiche.

3.3 Cosa vede il cliente

Quando il cliente entra nel portale trova una schermata semplice e ordinata, pensata per chi non è del mestiere. Tipicamente vede:

• un riepilogo delle sue pratiche con lo stato di avanzamento;
• l'elenco dei documenti che può scaricare e l'area per caricare i propri;
• le proprie richieste/ticket con le risposte ricevute;
• le notifiche sulle novità (nuovo documento, cambio di stato, risposta a una richiesta).

Il cliente non può modificare le pratiche né i dati interni: il portale è in sola consultazione per quasi tutto, tranne le azioni che gli concedi (caricare documenti, aprire richieste).

3.4 Sicurezza e separazione dei dati

Ogni cliente accede con credenziali personali e vede esclusivamente i propri dati: il portale è progettato in modo che un cliente non possa mai vedere pratiche o documenti di un altro. L'accesso avviene tramite connessione cifrata.

Tratta le credenziali del portale come dati sensibili: non inviarle su canali insicuri e, in caso di dubbi su un accesso, disattivalo subito (vedi più avanti) e rigenera le credenziali.

Per far entrare un cliente nel portale devi prima abilitarne l'accesso. È l'operazione di partenza: finché non la esegui, il cliente non ha alcun modo di entrare.

Abilitare l'accesso non rende automaticamente visibile nulla: stabilisce solo che quel cliente può entrare. Cosa vedrà lo deciderai nei passaggi successivi.

4.1 Dove si attiva l'accesso

L'attivazione avviene dalla scheda del cliente nell'anagrafica. Aprila e cerca il riquadro dedicato, di solito chiamato "Area riservata" o "Accesso portale". In alternativa, dal menu "Area riservata clienti" trovi un elenco dei clienti abilitati con la possibilità di aggiungerne di nuovi.

Esempio: apri la scheda di "Bianchi Anna" nell'anagrafica clienti, scorri fino al riquadro "Area riservata" e troverai l'interruttore per attivarne l'accesso.

4.2 Attivare l'accesso passo per passo

1. Apri la scheda del cliente.
2. Individua il riquadro "Area riservata".
3. Attiva l'interruttore "Abilita accesso al portale".
4. Verifica che il cliente abbia un indirizzo email valido: di norma è il suo nome utente di accesso.
5. Clicca su "Salva".

Senza un indirizzo email corretto nell'anagrafica, il cliente potrebbe non ricevere le credenziali e le notifiche. Controlla sempre questo dato prima di attivare l'accesso.

4.3 Generare e inviare le credenziali

Una volta abilitato l'accesso, il sistema genera le credenziali (nome utente, di solito l'email, e una password). In genere puoi:

• far inviare automaticamente al cliente un'email con le istruzioni di accesso;
• generare una password temporanea che il cliente dovrà cambiare al primo ingresso;
• copiare e comunicare tu stesso le credenziali in un secondo momento.

L'opzione migliore è far inviare l'email automatica con password temporanea da cambiare al primo accesso: è la più comoda e la più sicura.

4.4 Consenso e privacy (GDPR)

L'area riservata tratta dati personali del cliente. Prima di attivarla assicurati di aver raccolto i consensi previsti e di avergli fornito l'informativa. I consensi sono gestiti nell'anagrafica clienti e restano collegati alla scheda.

Il modulo mostra al cliente solo i suoi dati e mantiene tracciabilità degli accessi e degli scambi di documenti: questo aiuta a rispettare gli obblighi di privacy e GDPR.

4.5 Disattivare o sospendere l'accesso

Puoi disattivare l'accesso in qualsiasi momento, ad esempio quando il rapporto col cliente si conclude o se sospetti un uso improprio delle credenziali. Torna nel riquadro "Area riservata" e disattiva l'interruttore: il cliente non potrà più entrare, ma i suoi dati e i documenti restano salvati nel gestionale.

Disattivare l'accesso non cancella nulla: blocca solo l'ingresso al portale. Per riattivarlo basta riportare l'interruttore su "attivo".

4.6 Reimpostare la password

Se il cliente dimentica la password, può usare il link "Password dimenticata" nella schermata di accesso del portale. In alternativa, dal lato operatore puoi rigenerare la password dalla sua scheda e inviargliene una nuova.

Consiglia sempre al cliente di usare il link "Password dimenticata": è autonomo, immediato e non richiede il tuo intervento.

Dal menu "Area riservata clienti" raggiungi l'elenco dei clienti abilitati al portale: una tabella che ti dà il quadro di chi ha accesso, quando è entrato l'ultima volta e quante richieste ha aperto.

5.1 Filtri di ricerca

Nella parte superiore trovi i filtri per trovare velocemente un cliente: un campo di ricerca testuale (nome, cognome, email), un filtro per stato dell'accesso (attivo / disattivato) e filtri per date (ultimo accesso). Dopo aver impostato i filtri clicca su "Cerca"; per azzerare tutto e rivedere l'elenco completo usa "Reset filtri".

Se non trovi un cliente che sai abilitato, nel 99% dei casi è rimasto attivo un filtro: il primo passo è sempre cliccare su "Reset filtri".

5.2 Le colonne dell'elenco

Cliente

Nome e cognome (persone fisiche) o ragione sociale (aziende, enti, associazioni).

Email / Nome utente

L'indirizzo con cui il cliente accede al portale e riceve le notifiche.

Stato accesso

Indica se l'accesso è attivo o disattivato, di solito con una pillola colorata (verde = attivo, grigio/rosso = disattivato).

Ultimo accesso

Data e ora dell'ultima volta che il cliente è entrato: utile per capire chi usa davvero il portale.

Richieste aperte

Quante richieste o ticket il cliente ha attualmente aperti e in attesa di risposta.

5.3 Ordinamento e paginazione

Puoi ordinare l'elenco cliccando sull'intestazione di una colonna (es. "Ultimo accesso"): una piccola freccia indica l'ordine crescente o decrescente. Se i clienti sono molti, l'elenco è suddiviso in più pagine: i pulsanti di navigazione sono in fondo alla tabella.

Se non vedi un cliente che ti aspetti, controlla di trovarti alla prima pagina e non su una pagina successiva.

5.4 Il menu Azioni su ogni riga

Sull'ultima colonna di ogni riga trovi il menu Azioni (icona a forma di freccia "▾"). Cliccandolo compaiono le operazioni rapide: Apri scheda cliente, Attiva/Disattiva accesso, Rigenera password, Gestisci documenti visibili e Vedi richieste.

Passa il mouse sopra le icone: spesso compare un tooltip che spiega il significato del pulsante.

5.5 Abilitare un nuovo cliente dall'elenco

In alto a destra trovi il pulsante "Nuovo accesso" (o "Abilita cliente"): cliccandolo cerchi un cliente esistente nell'anagrafica e ne attivi l'accesso, esattamente come faresti dalla sua scheda. Se il cliente non esiste ancora, puoi crearlo al volo nell'anagrafica e poi abilitarlo.

Verifica sempre di selezionare il cliente corretto: dare accesso al portale alla persona sbagliata significa esporle dati non suoi.

Vediamo ora il portale dal punto di vista del cliente: è utile conoscerlo bene per poterlo guidare quando ti chiede aiuto al telefono.

6.1 La schermata di accesso

Il cliente apre il link del portale e trova una schermata di accesso con due campi: email e password. Sotto è presente il link "Password dimenticata" per recuperare l'accesso in autonomia. Al primo ingresso con password temporanea, il sistema gli chiede di sceglierne una nuova.

6.2 La home page del cliente

Dopo l'accesso, il cliente vede una home page riassuntiva con i riquadri principali: le sue pratiche, i documenti, le richieste e le notizie/notifiche recenti. È pensata per essere chiara anche per chi non ha mai usato un portale online.

La home del cliente mostra solo ciò che hai reso visibile: se un riquadro è vuoto, significa che per quel cliente non c'è ancora nulla di accessibile in quella sezione.

6.3 Le pratiche e il loro stato

Il cliente consulta le proprie pratiche e ne segue l'avanzamento: per ciascuna vede il titolo, lo stato corrente (es. "In lavorazione", "In attesa documenti", "Completata") ed eventualmente una checklist dei documenti ancora mancanti. Non può modificare la pratica: la visualizza soltanto.

Esempio: il cliente vede che la sua pratica è "In attesa documenti" e che manca un documento. Capisce subito cosa deve fare senza chiamarti.

Il cliente vede solo le pratiche che hai reso visibili. Una pratica interna non destinata a lui resta nascosta.

6.4 I documenti

Nella sezione documenti il cliente trova due aree: i documenti che può scaricare (quelli che hai reso accessibili) e l'area per caricare i propri file. Per ogni documento scaricabile vede nome, data e un pulsante per il download.

Rendi visibili al cliente solo i documenti che gli servono davvero: meno confusione per lui e maggiore riservatezza per te.

6.5 Le richieste e i ticket

Dal portale il cliente può aprire una richiesta (un ticket): descrive il problema o la domanda, eventualmente allega un file e invia. La richiesta arriva già organizzata nel tuo gestionale. Il cliente segue le risposte e tutta la cronologia della conversazione nella stessa schermata.

Le richieste del portale si integrano con il sistema di ticketing: per la gestione completa dei ticket lato operatore puoi consultare anche la guida dedicata al Ticket System.

6.6 Il profilo e i dati personali

Il cliente può accedere a una sezione profilo dove cambiare la propria password e, se previsto, aggiornare alcuni recapiti. Le modifiche sui recapiti possono richiedere una tua conferma prima di aggiornare l'anagrafica.

Le informazioni sensibili e i dati fiscali restano sempre gestiti da te lato operatore: il cliente non può modificarli dal portale.

Il controllo della visibilità dei documenti è una delle funzioni più importanti del modulo: decidi tu, file per file, cosa il cliente può scaricare dal portale.

7.1 Come funziona la visibilità

Ogni documento allegato a una pratica o all'anagrafica del cliente ha una proprietà che indica se è accessibile al cliente oppure no. Per impostazione predefinita i documenti sono nascosti: il cliente li vede solo dopo che li hai resi accessibili.

Questa logica protegge te e il cliente: nessun documento "scappa" sul portale per errore, perché ogni accesso è una scelta consapevole.

7.2 Rendere un documento accessibile

Apri la pratica (o la scheda del cliente) e individua l'elenco dei documenti. Sul singolo documento apri il menu "Azioni" e scegli "Rendi accessibile al contatto". Da quel momento il documento compare nell'area del cliente, pronto per il download.

Esempio: hai prodotto un documento per il cliente. Dal menu Azioni del file scegli "Rendi accessibile al contatto" e lui lo troverà subito nel portale.

7.3 Nascondere un documento

Se hai reso visibile un documento per errore o non vuoi più che il cliente lo veda, dallo stesso menu "Azioni" scegli "Nascondi al contatto". Il documento sparisce immediatamente dal portale, pur restando salvato nel gestionale.

Nascondere un documento non lo elimina: lo toglie solo dalla vista del cliente. Per cancellarlo del tutto serve l'azione di eliminazione, che è definitiva.

7.4 Organizzare i documenti in cartelle

Per pratiche con molti file, puoi catalogare i documenti in cartelle (es. "Documenti cliente", "Contratti", "Privacy") usando l'azione "Cambia cartella". Le cartelle aiutano sia te a tenere ordine, sia il cliente a orientarsi tra i file accessibili.

La gestione avanzata delle cartelle e dei permessi sui documenti è descritta nella guida dedicata alla Gestione Documentale.

7.5 Rendere visibili più documenti insieme

Quando devi condividere più file in una volta, alcune versioni del gestionale permettono di selezionare più documenti e applicare l'azione di visibilità in modo massivo, risparmiando tempo. Cerca le caselle di selezione accanto a ogni documento e il pulsante d'azione collettiva sopra l'elenco.

Dopo un'operazione massiva, verifica sempre nell'area del cliente (o nel suo elenco documenti) che siano comparsi solo i file desiderati.

Lo scambio di documenti è il motivo principale per cui molti studi adottano l'area riservata: sostituisce gli allegati via email, spesso pesanti, dispersi e poco sicuri.

8.1 Il cliente carica un documento

Dal portale il cliente apre la sezione documenti, clicca su "Carica documento" (o trascina il file nell'area indicata), seleziona il file dal proprio dispositivo e conferma. Il documento viene trasmesso in modo sicuro al gestionale.

Spiega al cliente che può caricare anche foto fatte con lo smartphone (scansioni o immagini): sono comodi e di solito accettati senza problemi.

8.2 Tu ricevi e gestisci il file caricato

Quando un cliente carica un documento, il file arriva collegato alla sua scheda (o alla pratica). Di norma ricevi una notifica e trovi il documento nell'elenco, dove puoi visualizzarlo, scaricarlo, rinominarlo, spostarlo in una cartella e, se serve, collegarlo a una pratica specifica.

Esempio: il cliente carica un documento richiesto; tu ricevi la notifica, lo verifichi e spunti il passaggio corrispondente nella checklist della pratica.

8.3 Il cliente scarica un documento

Per scaricare un file, il cliente apre la sezione documenti, individua il documento tra quelli che hai reso accessibili e clicca sul pulsante di download. Il file viene salvato sul suo dispositivo.

8.4 Formati, dimensioni e sicurezza

Il sistema accetta i formati più comuni (PDF, immagini JPG/PNG) e può applicare un limite di dimensione per file. I caricamenti sono controllati per motivi di sicurezza: file non ammessi o troppo grandi vengono rifiutati con un messaggio.

Se un cliente non riesce a caricare un file, le cause più comuni sono: file troppo grande, formato non supportato o connessione instabile. Consiglia di usare PDF o JPG e di ridurre le dimensioni se necessario.

8.5 Tracciabilità degli scambi

Ogni caricamento e download viene tracciato: sai chi ha caricato un documento e quando, e il cliente ha conferma di ciò che ha trasmesso. Questa tracciabilità è preziosa in caso di contestazioni o per dimostrare la consegna di un documento.

Rispetto all'email, il portale offre una prova chiara dello scambio: "documento caricato dal cliente il giorno X" resta registrato nel gestionale.

Le notifiche tengono vivo il portale: avvisano il cliente quando c'è qualcosa di nuovo e avvisano te quando il cliente compie un'azione. Senza notifiche, il rischio è che nessuno si accorga delle novità.

9.1 Notifiche ricevute dal cliente

Il cliente può ricevere una notifica quando:

• hai reso disponibile un nuovo documento da scaricare;
• cambia lo stato di una sua pratica;
• ricevi una risposta alla sua richiesta o ticket.

Le notifiche riducono drasticamente le telefonate "a che punto è la mia pratica?": il cliente viene avvisato in automatico delle novità importanti.

9.2 Notifiche ricevute dall'operatore

Tu (o l'operatore assegnato) puoi ricevere una notifica quando:

• il cliente carica un documento;
• il cliente apre una nuova richiesta o risponde a un ticket.

Così non devi controllare continuamente il portale: il sistema ti avvisa quando c'è davvero qualcosa da fare.

9.3 Configurare quali notifiche inviare

Nelle impostazioni del modulo (o nella scheda del cliente) puoi decidere quali eventi generano una notifica e a chi vengono inviate. Attiva solo quelle utili, per non sommergere il cliente o gli operatori di messaggi.

Verifica che gli indirizzi email del cliente e degli operatori siano corretti nelle rispettive anagrafiche, altrimenti le notifiche non arriveranno a destinazione.

9.4 Canali: email e SMS

Le notifiche viaggiano principalmente via email; dove è attivo il modulo comunicazioni, possono essere inviate anche via SMS. Le comunicazioni rispettano sempre i consensi raccolti nell'anagrafica del cliente.

Per la gestione completa di email e SMS, dei template e degli invii a gruppi, consulta la guida dedicata alle Comunicazioni via Email.

L'area riservata non è un'isola: attinge ai dati già presenti negli altri moduli del gestionale, senza obbligarti a inserire nulla due volte. Capire questi collegamenti ti aiuta a sfruttare al massimo il portale.

10.1 Anagrafica clienti

L'accesso al portale si attiva e si gestisce dalla scheda del cliente. Email di accesso, consensi privacy e recapiti provengono tutti dall'anagrafica: tienila aggiornata per evitare problemi di credenziali e notifiche.

10.2 Gestione pratiche

Le pratiche visibili nel portale sono le stesse della Gestione pratiche. Lo stato che il cliente vede è quello reale che aggiorni tu: tenere aggiornato lo stato delle pratiche significa offrire al cliente informazioni sempre corrette.

10.3 Gestione documentale

I documenti del portale sono quelli archiviati nella Gestione documentale, con la proprietà "accessibile al contatto" attivata. Cartelle, permessi e scadenze dei documenti sono condivisi tra i due moduli.

10.4 Ticket e richieste

Le richieste aperte dal cliente diventano ticket nel sistema di assistenza, dove le assegni, le classifichi e rispondi. Il cliente segue le risposte direttamente dal portale.

10.5 Calendario e appuntamenti

Dove previsto, il cliente può anche prenotare appuntamenti dagli slot che pubblichi, e l'appuntamento finisce direttamente nel calendario condiviso. Questo aspetto è approfondito nella guida al Calendario.

Il vantaggio dell'integrazione è che inserisci i dati una sola volta: pratiche, documenti e ticket creati nel gestionale diventano automaticamente la base di ciò che il cliente vede nel portale.

Le risposte alle domande più comuni quando si lavora con l'area riservata. Spesso, se qualcosa non ti è chiaro, la risposta è proprio qui.

11.1 Il cliente non riesce ad accedere. Cosa controllo?

Verifica nell'ordine: che l'accesso sia attivo nella sua scheda; che l'email usata come nome utente sia corretta; che stia usando la password aggiornata (e non quella temporanea già cambiata). In caso di dubbio, rigenera la password.

Soluzione rapida: apri la scheda del cliente, controlla l'interruttore "Abilita accesso", correggi l'email se serve, poi rigenera la password e fagliela reinviare.

11.2 Il cliente non vede una pratica o un documento. Perché?

Perché non l'hai ancora reso accessibile. Per impostazione predefinita pratiche e documenti sono nascosti al cliente: usa l'azione "Rendi accessibile al contatto" sul documento, e verifica che la pratica sia tra quelle condivise.

11.3 Il cliente non ha ricevuto le credenziali. Come mai?

Quasi sempre è un problema di email: indirizzo errato nell'anagrafica oppure messaggio finito nello spam. Controlla l'indirizzo, invita il cliente a guardare nella posta indesiderata e, se serve, reinvia le credenziali.

11.4 Il cliente ha dimenticato la password. Cosa faccio?

Consiglia il link "Password dimenticata" nella schermata di accesso: è autonomo e immediato. In alternativa, rigeneri tu la password dalla sua scheda e gliela invii.

11.5 Il cliente non riesce a caricare un documento. Perché?

Le cause più comuni: file troppo grande (limite in MB superato), formato non supportato o connessione lenta/instabile.

Consiglia PDF o JPG: sono i formati più stabili e compatibili. Una foto dello smartphone va benissimo, basta che non sia enorme.

11.6 Come sospendo temporaneamente un accesso?

Disattiva l'interruttore "Abilita accesso al portale" nella scheda del cliente: l'ingresso viene bloccato senza cancellare nulla. Per riattivarlo, riporta l'interruttore su "attivo".

11.7 Un cliente può vedere i dati di un altro cliente?

No. Ogni cliente accede con credenziali personali e vede esclusivamente i propri dati. Il portale è progettato per garantire la separazione totale tra i clienti.

11.8 Le notifiche non arrivano. Cosa controllo?

Verifica che l'evento sia abilitato nelle impostazioni delle notifiche, che l'email del destinatario sia corretta e che i messaggi non finiscano nello spam.

11.9 Il cliente può modificare le pratiche o i documenti?

No. Il portale è in sola consultazione per pratiche e documenti accessibili. Le uniche azioni concesse al cliente sono caricare i propri documenti e aprire richieste.

11.10 Ho nascosto o eliminato un documento per sbaglio. Posso rimediare?

Se lo hai nascosto, basta renderlo di nuovo accessibile dal menu Azioni: il file è ancora nel gestionale. Se lo hai eliminato, l'operazione è di solito definitiva e il file non si recupera.

Prima di eliminare un documento, assicurati di averne una copia: l'eliminazione è quasi sempre irreversibile.

11.11 Voglio mostrare al cliente solo alcune pratiche. Si può?

Sì: la visibilità è gestita per singola pratica/documento. Rendi accessibili solo le pratiche e i documenti che vuoi condividere; tutto il resto resta nascosto.

11.12 Dove posso trovare altre informazioni?

Puoi consultare questo manuale online e gli altri argomenti collegati: Anagrafica clienti, Gestione pratiche, Gestione documentale, Ticket System e Comunicazioni via Email.

Ricorda: un'area riservata ben configurata fa risparmiare tempo a te e ai tuoi clienti. Vale la pena dedicare qualche minuto a impostarla bene fin dall'inizio.